" "
Severven.ru

Север Вен
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как правильно заверить копию трудового договора образец

Правила заверения копии трудового договора: порядок оформления заверенной копии трудового договора и трудовой книжки

В некоторых случаях может потребоваться оформление копий документов, подтверждающих наличие трудового стажа у того или иного человека. К числу таких документов относятся трудовой договор и трудовая книжка. Данные документы выступают в качестве основания для подтверждения фактического трудового стажа.

Чаще всего их требуют в банках для того, чтобы подтвердить стаж и уровень дохода того или иного клиента, а также его платежеспособность ввиду наличия официального трудоустройства, а также в Пенсионном Фонде Российской Федерации для подтверждения фактического стажа, на основании которого будет происходить расчет размера пенсионных выплат.

Для каждого конкретного случая необходимо помнить, что срок действия заверенного документа будет различаться.

Порядок заверения копии трудового договора

Заверить копию имеющегося трудового договора можно несколькими способами, каждый из которых доступен всем заинтересованным лицам:

  • путем обращения к нотариусу для осуществления заверения представленных ему документов. Данный вариант является платным, так как потребуется оплатить госпошлину в размере, установленном действующим законодательством для осуществления таких действий. Однако данный вид заверенных документов принимается практически всеми организациями и учреждениями, которые требуют представления заверенных копий тех или иных материалов;
  • посредством визита в кадровое подразделение работодателя, с которым был подписан такой трудовой договор. Данный вариант доступен в тех случаях, если работодатель существует как юридическое лицо, либо у работника есть возможность обратиться в кадровое подразделение своего работодателя.

На основании уставных документов юридическая возможность заверять копии трудовых документов дается руководителю организации, однако, далеко не всегда на деле такая возможность руководителем используется.

Порядок действий в данном случае будет выглядеть следующим образом:

  • если речь идет о работающем в организации сотруднике, то ему потребуется написать заявление в кадровую службу о том, что ему требуется заверенная копия его трудового договора. Обосновывать причину, по которой ему необходимо предоставление такого документа, сотруднику не нужно, так как данная информация не является обязательной для сообщения;
  • на основании написанного заявления в срок не более трех рабочих дней сотрудники кадрового подразделения должны сделать заявителю копию трудового договора и всех подписанных к нему дополнительных соглашений и заверить их установленным образом, то есть проставлением штампа «Копия верна», а также фиксацией сведений о том, когда именно было осуществлено заверение, а также кто именно из сотрудников его осуществил;
  • сотрудник получает заверенную копию трудового договора под расписку, так как в последующем может потребоваться также получение информации о том, когда делался запрос, и когда он был обработан (например, в спорных случаях при обращении в Пенсионный Фонд Российской Федерации).

Нотариальное заверение копии трудового договора происходит гораздо проще, но предусматривает определенные финансовые затраты. Весь порядок действий выглядит следующим образом:

  • лицо, заинтересованное в заверении копии с его трудового договора, обращается к нотариусу с оригиналом и собственноручно снятой копией своего документа;
  • оплачивает госпошлину в кассу нотариуса;
  • получает заверенный документ, который оформляется в его присутствии, на руки.

Аналогичный порядок действует и в отношении процедуры заверения трудовой книжки, если ее копия потребуется действующему или бывшему работнику организации. Однако в том случае, если речь идет о заверении трудовой книжки для действующего работника, то все откопированные листы должен заверить действующий работодатель.

Срок действия заверенной копии трудового договора

Срок действия заверенной копии трудового договора различается в зависимости от того, о каком учреждении для подачи идет речь, так как разные учреждения предъявляют свои требования к данному документу.

Так, если речь идет о предоставлении копии трудового договора в Пенсионный Фонд Российской Федерации, то срок действия заверенной копии не может превысить тридцать календарных дней с момента проставления отметки о заверении документа. При этом не играет роли, кто именно выполнял заверение такого документа.

В случае когда речь идет о предоставлении заверенного документа в финансовые учреждения, то срок действия такого документа уменьшается до двух недель, так как такие финансовые учреждения стремятся подстраховаться для обеспечения своей финансовой безопасности.

В том случае, если в сам трудовой договор были внесены какие-либо изменения, то эти изменения аннулируют действие копии трудового договора, что обяжет владельца трудового договора снова снимать копию и заверять ее.

Как правильно заверить трудовую книжку в 2021 году

Как заверять трудовые книжки в 2021 году:

  1. Откопировать необходимые страницы.
  2. Прошить и пронумеровать листы.
  3. На каждой странице написать вручную «Верно. Ф.И.О. и должность исполнителя» или проставить специальный штамп.
  • Как провести сверку с налоговой
  • Должностные обязанности продавца-консультанта для резюме
  • Можно ли уменьшить аванс по заявлению работника
  • Понижающий коэффициент для военной пенсии
  • Обзор законодательства за период с 26 июля по 1 августа

Для чего необходима копия ТК

Иногда работники просят специалистов кадровой службы выдать им трудовую книжку для предъявления ее по месту требования. Заверенная ТК необходима для предоставления в организацию, занимающуюся вопросами социального обеспечения. Понадобится копия трудовой книжки для банка — для получения кредита. Кроме того, трудовую запрашивают для:

  • получения заграничного паспорта, визы;
  • сверки стажа в ПФР;
  • службы занятости, когда требуется снять отметку о безработице;
  • назначения пособий;
  • определения алиментов и др.

Частым условием для оформления каких-либо бумаг является подтверждение постоянного заработка. Но так как оригинал выдается только в исключительных случаях, сотрудники запрашивают у работодателя заверенную копию.

Как заверить трудовую книжку по новым правилам

С 01.07.2018 осуществляется заверение трудовой книжки в 2021 году по-новому — ГОСТу Р 7.0.97-2016. Норматив вступил в силу с 1 июля 2018 года (Приказ Росстандарта №435-ст от 25.05.2017 ). По новому ГОСТу, правила заверения (вообще в целом, а не только трудовой книжки) теперь напрямую зависят от того, для какой цели человеку нужна копия.

Прежде всего необходимо сделать копии всех страниц, на которых имеются записи, и заверить все страницы копии трудовой книжки (вручную или проштамповать). Листы должны иметь хорошее качество. Если документ оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке с указанием места хранения оригинального бланка.

Вот как заверяют ТК для сторонней организации:

  • на документе ставится отметка «Верно»;
  • указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;
  • отмечается дата заверения;
  • определяется место хранения оригинала.

Некоторые банки требуют включить такую запись: «работает по настоящее время». В новом ГОСТе нет указания на необходимость внесения в документ такой фразы. Но для банков она является дополнительным подтверждением того, что у потенциального заемщика есть постоянный источник дохода, и он сможет вернуть кредит. Если кредитная организация требует эту фразу, ее необходимо внести.

Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы необходимо прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.

Если документ оформляется для использования внутри компании, запись о местонахождении бланка вносить не нужно. Инструкция, как заверить ТК для локальных целей:

  • указать запись «Верно»;
  • прописать Ф.И.О., должность, подпись кадровика;
  • внести дату заверения.

Как заверить в 2021 году

С 01.07.2018 внизу копии или выписки из ТК для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа. Запись выглядит следующим образом:

Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации).

Где заверить документ

Если человек работает, для получения заверенной копии необходимо обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия. Выдает ксерокопию и бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения кадрового документооборота, а отдел кадров отсутствует. В течение трех дней после получения заявления бумаги представляют сотруднику на руки. Отказать в этом ему не имеют права.

В случае, если гражданин является безработным, оформить копию ТК ему поможет нотариус. Обратитесь в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Специалист копирует необходимые страницы, а затем проставляет на них печати и подписи. Также на каждой странице вносится соответствующая запись.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, в каком порядке оформляется выписка из трудовой книжки. Используйте эти инструкции бесплатно.

Ошибки при оформлении документа

Часто встречается следующая ошибка: печать организации захватывает текст или подпись кадровика (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Расположите оттиск печати по правилам.

Ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Трудовую книжку, оформленную неправильно, у работника просто не примут, так как она является недействительной. Если допущена ошибка, заново скопируйте нужные страницы и заверьте их должным образом.

Копия трудового договора с работником

  • 1 Обязан ли работодатель выдавать копию трудового договора работнику?
  • 2 В каких случаях нужна заверенная копия трудового договора
  • 3 Заверяем копию трудового договора
  • 4 Оформляем дубликат трудового договора
  • 5 Подводим итоги

Трудовой договор — документ, который содержит информацию об обязанностях, функциях работника, условиях, режиме и оплате труда, а также некоторые другие аспекты взаимоотношений сторон. Расскажем о том, как правильно подготовить и заверить копию трудового договора.

Обязан ли работодатель выдавать копию трудового договора работнику?

Да, обязан. Это закреплено в ст. 62 ТК РФ. Трудовой договор всегда готовится в двух экземплярах: один для работодателя, другой для работника. Последний, получая на руки свой экземпляр, расписывается в получении в экземпляре работодателя. Тем не менее, сотрудники нередко просят выдать копию.

В каких случаях нужна заверенная копия трудового договора

Чаще всего, заверенная копия требуется для предоставления:

  • в Пенсионный фонд для назначения пенсии и получения других услуг;
  • в банк с целью одобрения кредита;
  • на новое место работы;
  • в суд;
  • в визовые центы, консульства, посольства и другие организации, занимающиеся выдачей виз.

Заверяем копию трудового договора

От правильности оформления копии трудового договора зависит решение о выдаче кредита, предоставлении визы и ряда других вопросов.

Прежде чем делать копию, убедитесь в наличии всех страниц договора, а далее:

  • сделайте копии всех страниц договора. Копия — это точное повторение документа. Она может быть изготовлена на копировальном аппарате, сканере или фотокопированием. Печать — односторонняя;
  • проверьте качество печати, читаемость текста;
  • сложите все листы документа по порядку;
  • заверьте.

Заверить копию документа можно двумя способами.

Первый способ

Сшейте все откопированные листы договора нитью (лентой). На концы нити (ленты) на оборотной стороне документа приклейте наклейку (небольшого формата прямоугольный лист бумаги) с надписью: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ____ листов», укажите количество листов договора. Здесь же необходимо сделать отметку о заверении: «Копия верна. Оригинал хранится в деле №____ компании». В конце ставится подпись руководителя и печать компании.

Второй способ

Поставьте удостоверяющую отметку «Копия верна», подпись руководителя (уполномоченного лица) и печать на каждой копированной странице.

Оформляем дубликат трудового договора

В отличие от копии дубликат — это новый экземпляр документа, изготовленный взамен утраченного (потерянного, уничтоженного, испорченного). С юридической точки зрения дубликат имеет такую же силу, как и оригинал.

Главное отличие дубликата от копии — цель изготовления: дубликат заменяет подлинник, а копия повторяет оригинал. Поэтому дубликат имеет собственные атрибуты оригинального документа: номер, печать, серию и т. д. Копия в точности повторяет подлинник, поэтому данные реквизиты соответствуют оригиналу.

Изготавливается дубликат трудового договора аналогично копии, но подписать его могут:

  • лично руководитель;
  • лицо по доверенности от руководителя;
  • конкурсный управляющий (если организация в стадии банкротства).

Полезная информация от КонсультантПлюс

При подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии на бумажном носителе (читать далее…).

Читать еще:  Военная пенсия при достижении 80 лет

Подводим итоги

  • Работодатель обязан выдавать копию трудового договора работнику по запросу.
  • Копия — точное воспроизведение (повторение) документа.
  • Заверить копию можно двумя способами, мы их разобрали в статье.
  • Главное отличие дубликата договора от копии: дубликат заменяет подлинник, а копия — повторяет оригинал.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Как правильно заверить копию трудовой книжки — пошаговая инструкция

Трудовая книжка – это тот документ, который хранится на фирме или предприятии, в течение всего времени, которое вы собираетесь работать. Вы не можете ее забрать и применять в других целях до увольнения, однако, иногда бывают такие случаи, когда необходима ксерокопия для оформления кредита, субсидий или других документов, которые требуют подтверждения вашей трудоспособности и стажа работы.

Кто имеет право на заверение копии

Право на заверение копии имеет далеко не каждый. Среди тех, кто может это сделать, являются руководители и должностные лица предприятия, а также работники кадровых отделов.

  • Требования к заверению копии ↓
  • Пошаговая инструкция и рекомендации ↓
  • Срок действия копии трудовой книжки ↓
  • Советы и рекомендации по заверению копии ↓
  • Образец правильно заверенной копии трудовой книжки ↓

Если ваше предприятие небольшое и не имеет весь штаб работников, то в этом случае получить заверенную копию вы можете у главного бухгалтера вашей компании. Если в момент обращения, вы являетесь пенсионером или неработающим, то в этом случае можно обратиться с этой просьбой в отдел кадров по вашей последней работе. Работники этой организации должны выдать вам документ, отвечающий всем нормам и правилам.

Требования к заверению копии

Весь процесс заверения копии можно разделить на несколько этапов, которые подразумевают отдельные требования и правила. Например:

  1. Прежде всего, копии страницы должны иметь хорошее качество, вся имеющаяся информация должна быть хорошо видной и четкой.
  2. Чтобы документ имел юридическую силу, на каждой странице необходимо написать «копия верна», поставить свою печать, после чего ваше предприятие должно поставить печать, подтверждающую, что это действительно является документом.
  3. На самой последней странице нужно прописать полностью свою фамилию, имя и отчество. Это будет удостоверять, что вы являетесь владельцем документа.
  4. Согласно ГОСТу национального стандарта в копии должны быть проставлены все реквизиты.
  5. Копия выдается не позднее трех дней после подачи соответствующего заявления.
  6. Вместо полного дубликата трудовой книжки иногда достаточно сделать выписку, касающуюся отдельных сроков.

Когда делается выписка из книжки, в ее данные должна включаться полная информация о владельце, такая как ФИО, дата рождения, сведения об образовании и профессиональных достижениях. Также стоит учесть, все страницы, на которых указаны необходимые данные, поставленные росписи и печати, имеют полную юридическую силу.

Для этого необходимо сделать:

  • Подготовить ксерокопию трудового договора
  • Заполнить всю необходимую информацию
  • Поставить росписи на каждой странице, а также поставить печать

Пошаговая инструкция и рекомендации

  1. Прежде чем предпринимать какие-либо действия, необходимо прочитать и ознакомиться с инструкцией трудового договора.
  2. Убедитесь, что все ваши данные указаны правильно и без ошибок, ФИО нужно писать полностью. Копии и сам текст должны быть четкими.
  3. На последней странице экземпляра укажите, что копии верны и что оригинал документа на данный момент находится в предприятии или организации, где вы работаете в настоящее время.
  4. Все страницы трудового договора скрепите степлером и поместите в один файл
  5. Копии документа принимают юридическую силу после того, как он будет подписан работником и управленческими органами предприятия.

Срок действия копии трудовой книжки

После того как процедура заверения документа завершится, свою юридическую силу он будет иметь лишь на протяжении первого месяца. Также стоит принять во внимание очень важную вещь: если в промежуток указанного времени будут изменены данные и сведения о владельце, например, он поменяет место работы или жительства, то сразу после этого заверенный дубликат теряет свою юридическую силу и данную процедуру будет необходимо проходить заново.

Неограниченный срок действия будет иметь лишь та копия, которая была заверена нотариусом. Его окончание наступит тогда, когда в книжку будут внесены изменения.

Советы и рекомендации по заверению копии

  1. Позаботьтесь, чтобы отксерокопированные страницы были четкими, без каких-либо погрешностей. После того как процедура окончится, приобретите папку или файл, скрепите все листы скрепкой или степлером.
  2. Не забудьте указать всю необходимую информацию, такую как фамилия, имя и отчество, дата рождения, место проживания. Всю информацию нужно писать полностью, без сокращений.
  3. Проставьте все подписи, укажите, что копия верна и позаботьтесь, чтобы ваше предприятие поставило печать, которая будет подтверждать подлинность документа.
  4. Укажите дату прохождения заверения, когда процедура была пройдена и окончена.
  5. Заверять копию трудовой книжки должен директор вашей компании или фирмы. Также сделать это имеет право любое должностное лицо, которое занимает руководящий пост на вашем предприятии.
  6. Во избежание спорных вопросов, лучше всего проконсультироваться с юристом или специалистом, который разбирается в этом деле. Стоит учесть, что правила и условия предоставления документом для каких-либо целей могут изменяться. Следовательно, перед тем как начинать что-то предпринимать, необходимо ознакомиться с законодательством и всеми действующими правилами.

Образец правильно заверенной копии трудовой книжки

  1. В дубликатах должны быть указаны все сведения о вашей занимаемой вами должности, полученные награды, а также ваше образование и пройденные курсы по повышению квалификации.
  2. Однако есть случаи, когда полная информация о вашей профессии не нужна, а достаточно предоставить лишь отдельные страницы, которые содержат данные за определенный период вашей рабочей деятельности.
  3. Если сведения записаны в формуляр неразборчивым почерком и качественно отксерокопировать не получается, то в этом случае рекомендуется переписать информацию от руки на отдельный лист и приложить его в папку или файл со всеми остальными документами, чтобы избежать спорных вопросов.
  4. Надпись, которая будет гласить, что дубликат заверен, должна ставиться на каждой странице слева внизу.
  5. Печать должна быть поставлена на каждой вашей подписи и надписи о том, что документ является подлинным и имеет юридическую силу.
  6. Очень внимательно относитесь к заверению отксерокопированных страниц, так как в случае, если что-то пройдет не так, документ может быть признан недействительным.

Однако на данный момент в законодательстве довольно часто происходят изменения. Поэтому перед тем как начать процедуру заверения дубликата трудовой книжки, рекомендуется проконсультироваться с юристом или нотариусом, который предоставит всю необходимую информацию и поможет упростить процесс заверения копии.

Как заверить копию трудового договора

Когда может потребоваться копия трудового договора?

Согласно ст. 62 ТК РФ работник имеет право в любой рабочий день обратиться за документами, имеющими отношение к его трудовой деятельности, и их копиями. Трудовой договор не исключение. Обращение при этом должно быть письменным. Срок оформления копии работодателем, как сказано выше, составляет три рабочих дня с момента получения заявления.

Заверенная копия трудового договора может понадобиться работнику в следующих случаях:

  • при оформлении кредита в банке (чаще всего требуется справка 2-НДФЛ, но кредитор может запросить и документы, подтверждающие трудоустройство);
  • для получения визы;
  • при трудоустройстве на новую работу;
  • в судебном процессе;
  • при подаче заявления в Пенсионный фонд РФ о назначении пенсии.

Заверенная копия трудового контракта может понадобиться и работодателю (например, при ответе на запрос контролирующего органа или участии в судебных разбирательствах). При этом стоит помнить, что дубликат договора имеет юридическую силу лишь в том случае, если заверен надлежащим образом. Если он оформлен с нарушениями, банк или иная принимающая документы сторона имеет право отказать в приеме документа.

Кто вправе удостоверять копии кадровых документов?

Перед тем как заверять копию трудового договора, важно разобраться, кто имеет на это право. Когда идет речь о заверке копий документов, исходящих от организации, имеет место представительство (глава 10 ГК РФ). Ведь копия нужна для предъявления третьим лицам, а это значит, что заверять ее могут не все.

Копию трудового контракта в организации заверить может:

  • ее руководитель, т. к. именно он является ее представителем в силу закона, действуя без доверенности на основании устава. Законом допускается наличие в организации нескольких лиц, которые имеют право действовать без доверенности (это должно быть прописано в уставе компании);
  • лицо, временно исполняющее обязанности руководителя (только при наличии доверенности);
  • внешний или конкурсный управляющий (при банкротстве предприятия);
  • любое лицо, если у него имеется действующая доверенность, в которой закреплено право заверять соответствие копий документов оригиналам (чаще всего такими полномочиями наделяются руководитель кадровой службы и главный бухгалтер).

Если работодатель — индивидуальный предприниматель, заверить копию контракта может он сам или уполномоченное им лицо (по доверенности).

Возможно удостоверение копии договора у нотариуса (за плату), однако такая возможность существует только в отношении документов, в подлинности которых не возникнет сомнения. Все их страницы должны быть подписаны либо прошиты и скреплены подписью в месте прошивки. Если это требование не выполнено, нотариус откажется заверять копию на основании абз. 1 ст. 45 Основ законодательства о нотариате.

Как заверить трудовой договор — дубликат: пошаговая инструкция

Чтобы заверить дубликат соглашения, нужно выполнить следующие действия:

  1. Проверить оригинал на наличие всех страниц.
  2. Сделать копии со всех страниц, используя одностороннюю печать.
  3. Проверить копии на читаемость.
  4. Сложить все страницы вместе по порядку и приступить к заверке. Здесь возможен один из вариантов на выбор:
  • не сшивать документ и проставить на каждой странице надпись «Копия верна», подпись с указанием должности и Ф. И. О., реквизиты доверенности (если заверяющее лицо действует на ее основании), текущую дату, печать (при ее наличии у предприятия);
  • прошить документы и сделать удостоверяющую надпись только на обороте последней страницы. Помимо сведений, указанных выше, в этом случае необходимо будет написать «Прошито и пронумеровано на (указывается количество листов в документе) листах».

Как прошить документы:

  1. По левому краю документа делаются два отверстия.
  2. Документ сшивается прочными нитками, которые скрепляются на обороте последней страницы.
  3. Концы ниток вытягиваются и заклеиваются небольшим прямоугольным бумажным листом таким образом, чтобы они не были полностью скрыты.
  4. На приклеенном бумажном листе делается удостоверяющая надпись.

Если заверка копии осуществлялась по доверенности, нужно сделать ее копию, заверив аналогичным образом. Кто ее может заверить? Если доверенность не ограничивает круг документов, которые представитель вправе заверять, то удостоверить копию своей доверенности может он сам. Если же полномочие ограничено (например, заверкой только кадровых документов), потребуется удостоверение руководителем предприятия.

Как составить заявление на выдачу копии трудового контракта?

Чаще всего процедура оформления заверенной копии трудового соглашения происходит очень просто: сотрудник устно обращается с соответствующей просьбой к работнику отдела кадров, тот сразу достает трудовой договор, снимает копии и заверяет их. На все уходит, как правило, не более 10 минут, при этом отсутствие письменного заявления от работника нарушением не является.

В случае же конфликта с работодателем работнику желательно действовать по правилам ст. 62 ТК РФ и подать заявление непременно в письменном виде. В нем необходимо отразить следующую информацию:

  • Ф. И. О. и должность руководителя организации;
  • наименование организации;
  • должность и Ф. И. О. заявителя;
  • ссылку на норму ст. 62 ТК РФ, согласно которой запрашиваемые документы должны быть выданы в течение трех рабочих дней;
  • просьбу о выдаче заверенной копии трудового соглашения.

Завершается документ простановкой даты составления и подписи работника. Далее заявление следует копировать и только затем передать в кадровую службу. При подаче нужно попросить кадровиков проставить на копии заявления дату его приема.

Читать еще:  Как рассчитать сколько положено дней отпуска

Итак, заверенная копия трудового договора может понадобиться как работнику, так и работодателю. При этом удостоверение исходящих от предприятия документов является представительством, поэтому заверить копию трудового соглашения может только представитель организации в силу закона (руководитель или предприниматель) либо доверенное лицо с соответствующими полномочиями. Даже работник, в должностные обязанности которого входит заверка копий, без соответствующей доверенности делать этого не имеет права.

Копия трудового договора заверенная работодателем

Чтобы заверить трудовой договор, следует обратиться к работодателю, нотариусу или уполномоченному лицу, имеющему права на проведение подобной процедуры.

Правильное оформление, образец

Для заверки копии договора, нужно иметь при себе сам трудовой договор или его дубликат. Чтобы он имел силу, на нем должна стоять печать организации, в которой осуществляется деятельность на текущий момент.

Следует отметить, что заверяются все страницы документа, как и в случае с заверкой трудовой книжки, если они предварительно не подшиваются.

Это требуется помнить, поскольку возможно возникновение ситуаций, при которых понадобится повторное обращение к специалисту или уполномоченным лицам.

Обращение к нотариусу предполагает оплату его услуг согласно прейскуранту.

Иные лица, являющиеся уполномоченными по данному вопросу:

  • главный бухгалтер;
  • директор компании;
  • отдел кадров;
  • собственник предприятия.

Что важно знать

При заверке каких-либо копий следует помнить о том, что у них есть ограниченный срок действия, который истекает спустя месяц.

Необходимо учитывать и то, что дубликат теряет свою силу, будучи заверенный у нотариуса, если в оригинале документа произошли какие-либо изменения — поменялись паспортные данные работника, иные сведения.

Другие важные нюансы:

  • Любые внесения в оригинал документа означают, что требуется получение другой копии, которая будет соответствовать всем сведениям, предоставленным в изначальном договоре.
  • Копия, нотариально заверенная у специалиста по всем правилам, приравнивается к оригиналу документа, но может считаться непринятой в ряде случаев. Если речь идет о предоставлении дубликата спустя месяц после её непосредственного заверения. В таком случае может потребоваться новая копия или же сам оригинал трудового договора. Если специалист, заверивший дубликат документа, не имеет на это прав, она тоже будет недействительной.

Pravoza +7 800 301-79-56

консультация юриста бесплатна

Пошаговое руководство по заверению копии трудовой книжки: 5 этапов

Трудовые книжки – это документы, которые хранятся у руководителя, пока действует соглашение, заключённое с работником. До увольнения даже сам сотрудник не имеет права забрать этот документ, либо использовать его по своему усмотрению. Но иногда требуется оформить копию документа. Например, при оформлении кредита, во время обращения в органы государственной власти.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 800 301-79-56 . Это быстро и бесплатно !

Для чего необходимы ксерокопии

Есть конкретные обстоятельства, когда требуется именно ксерокопия трудовой книжки.

    Например, если кто-то хочет взять кредит в банке.

У кого есть право на заверение

Сотрудники кадровых отделов, руководители предприятия и должностные лица – вот неполный перечень тех, кого наделяют правом на заверение трудовой книжки.

У главного бухгалтера можно получить подпись и печать, если компания совсем небольшая, и в штатном расписании не так много должностей. В отдел кадров для решения вопроса надо обратиться тем, кто уже достиг пенсионного возраста, либо просто не работает на старом месте, но нуждается в подтверждении информации о стаже.

Как должна быть заверена трудовая книжка?

Требования к заверяемым документам

Процесс заверения делится на несколько этапов, у каждого из которых свои требования и особенности.

  • Копии каждой страницы должны сохранять высокий уровень качества. Чёткость и ясность важна для всей информации.
  • Обязательно наличие надписи «копия верна» на каждой из страниц. Только в этом случае документ обретает юридическую силу. Так же ставится печать, принадлежащая предприятию. Она подтвердит, что данная копия приравнена к другим документам по силе и значению.
  • Фамилия с именем и отчеством владельца прописываются на последней странице, в полной форме. Это необходимо для подтверждения того, что тот или иной человек является владельцем документа.
  • В копии должны присутствовать все реквизиты предприятия и человека, согласно требованиям ГОСТов.
  • После подачи соответствующего заявления копии выдают не позднее, чем через три дня.
  • Вместо создания полного дубликата иногда допустимо оформление записки, которая касается тех или иных сроков работы.

Заверенные копии предоставляются в том случае, если нет возможности по какой-либо причине предоставить оригинальные версии документов.

Пошаговая инструкция для решения вопроса

  • Первый шаг – подробное ознакомление с инструкцией из трудового договора. Вне зависимости от особенностей работы на конкретном предприятии.
  • Надо отдельно убедиться в том, что в личной информации отсутствуют ошибки. Полного указания требуют ФИО. Важно, чтобы чётким был не только текст, но и сами копии по внешнему виду.
  • Стоит сослаться на верность копии так же на последней странице. Здесь же указывают, что оригинальная версия хранится на предприятии, если это действительно так.
  • Страницы трудовой книжки рекомендуется скреплять при помощи степлера. Затем их помещают в один файл.

Как оформлять трудовую книжку, расскажет это видео:

Правила оформления копий для банка

Сначала надо снять копии со всех страниц в документе, включая титульный лист. После этого листы скрепляются в единое целое. Печать организации ставится на каждом из листов. Обязательно наличие сообщение о том, что копия верна. Рекомендуется оставлять свои инициалы сотрудникам кадрового отдела, которые ответственны за использование печати на книжках.

Сколько действует трудовая книжка

Юридическая сила копии трудовой книжки сохраняется лишь на протяжении первого месяца после оформления. Есть ещё одна важная вещь, которую стоит принять во внимание.

Главное – помнить, что дубликат теряет юридическую силу, если на протяжении этого месяца меняется хоть что-то в данных, которые касаются владельца. Потому необходимо будет заново оформить копию, пройти процедуру заверения. Только копии, заверенные нотариусом, обретают неограниченную силу.

Советы и рекомендации для тех, кто решает проблему

  • Рекомендуется отдельно позаботиться о том, чтобы ксерокопия оформлялась без малейших погрешностей. Все листы лучше скрепить и хранить в одной папке, либо в файле.
  • Место проживания вместе с датой рождения и местом рождения, ФИО – данные, которые должны присутствовать в любых документах. Сокращения недопустимы, пишется только полная форма.
  • Отдельно стоит проследить за наличием всех подписей. И сведений о том, что копии можно верить. Подлинность документа подтверждается только поставленной печатью организации.
  • Обязательно должна присутствовать дата, когда проходило заверение.
  • Ответственность за заверение возлагается на руководителя предприятия. Это дело можно доверить и любому другому должностному лицу, занимающему руководящие должности.
  • Лучше заранее проконсультироваться со специалистами. Ведь правила, условия получения документа в тех или иных конкретных ситуациях могут несколько отличаться. Заявитель должен ознакомиться с действующим законодательством в этом вопросе перед тем, как предпринимать какие-либо конкретные меры.
Каких ещё правил стоит придерживаться

Трудовая книжка – документ, где содержится информация не только по рабочему стажу. В нём владелец так же может написать о пройденных курсах для повышения квалификации, полученных наградах и занимаемых должностях.

Как заверить последний лист трудовой книжки?

Но не в каждой ситуации требуется именно полная информация, касающаяся профессии. Достаточно предоставления данных по конкретным срокам, связанным с той или иной деятельностью.

Если требуется нотариальное заверение, то нотариусы сами же могут снять копии. И поставят печать своей конторы. В ксерокопии они так же самостоятельно ставят подпись о том, что созданные документы верны. Юридическую силу такие бумаги сохраняют на тот же срок, что и обычные, за которыми обращались в отдел кадров.

Отдел кадров и нотариусы – единственные службы, которые могут законно и официально оформлять, заверять подобные документы. Только при их участии ни у кого не возникнет сомнений в подлинности предоставленных данных.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Как заверить копию трудового договора

Трудовая книжка является достаточно важным документом, ведь там содержится вся необходимая информация о стаже и опыте работы человека. Эти сведения нужны как для успешного трудоустройства на новое место работы, так и для подведения итогов трудовой карьеры – пенсии. Именно поэтому следует сделать хотя бы одну копию трудовой книжки и трудового договора, который в любой момент может понадобиться. Как заверить копию трудового договора и для чего это нужно, расскажем в статье.

Случаи, при которых нужен трудовой договор

Работодателю заверение копии трудового договора, как правило, не требуется. Но с этой просьбой может обратиться сотрудник. Только правильно заверенный трудовой договор имеет реальную юридическую силу и может быть использован в жизни человека.

Наиболее распространенные цели использования копии договора:

  • Получение ссуды или кредита в банке.
  • Оформление документов на загранпаспорт или визу.
  • Поступление на работу и оформление резюме.
  • При судебных разбирательствах.
  • Обращение в ФМС.
  • При подсчете пенсии.

Порядок заверения копии трудовой книжки и трудового договора

В обязательном порядке трудовой договор должен быть составлен в соответствии с нормативными актами и положениями Трудового кодекса РФ, а только потом его можно правильно заверить.

Чтобы заверить трудовую книжку, необходимо сделать копии первой страницы и последней, при этом на каждой откопированной странице надо написать от руки дату заверения, подпись уполномоченного лица (с расшифровкой Ф.И.О.) и поставить печать предприятия-работодателя. Копию трудового договора должен заверить нотариус либо уполномоченные лица предприятия-работодателя:

  • Главный бухгалтер.
  • Директор,
  • Кадровик.
  • Собственник организации.

На практике, чаще всего заверяет трудовой договор именно кадровый работник, что ускоряет эту процедуру и не требует привлечения директора и иных лиц.

Чтобы заверить копию трудового договора, необходимо предоставить нотариусу оригинал трудового договора, оплатить данную услугу совместно с государственной пошлиной.

Срок действия заверенной копии ТД

Срок действия документа – это важнейший нюанс, поскольку по истечении срока документ не будет иметь юридической силы. Особенно это касается заверения на предприятии (в отделе кадров), где срок составляет всего 30 дней. А вот нотариальное заверение является бессрочным, что достаточно удобно. Один раз следует заверить копию трудовой, и она будет действовать на постоянной основе.

Важные нюансы заверения трудового договора:

  • При внесении изменений в оригинал трудовой автоматически копия теряют свою юридическую силу.
  • Копия трудового документа, которая нотариально заверена, приравнивается к оригиналу, однако если ее предоставляют более чем через месяц со дня заверения, большой риск того, что в учреждении потребуют оригинал ТД.

Пример заверения трудовой

Заверять копию документа необходимо ниже реквизита: поставить подпись заверителя с расшифровкой (уполномоченного лица) и надпись: «Копия верна». Далее необходимо поставить дату заверения. Если заверяет работодатель, то обязательно должна стоять печать предприятия, если нотариус – соответственно, он ставит свою печать.

Образец заверения трудового договора можно найти здесь.

При заверении трудовой книжки очень важно все сделать без ошибок и опечаток. Исправления тоже неприемлемы. Обязательно не стоит забывать о сроке действия копии трудового документа, подписи уполномоченного лица и ее расшифровки.

Как правильно заверить копию трудового договора?

Последние публикации

Новости

Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле , уважаемые коллеги! Создавая новую тему, пожалуйста, учитывайте следующее.
1) Формулируйте тему точно, полно и ясно . Например, заголовок темы «Отпуск» не соответствует этому требованию. «Льготник просит отпуск с завтрашнего дня. Получается просрочка оплаты отпускных» — это пример точного и полного заголовка темы.
2) Проверяйте поиском — возможно, по Вашему вопросу, уже есть тема , и свое сообщение можно написать туда.
Пожалуйста, будьте взаимовежливы . Разные мнения по спорным вопросам — это естественно и нормально, уважайте мнение друг друга. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.
Читать еще:  В Течении Какого Времени Можно Оспорить Договор Дарения

Цитата
Гость пишет:
верно, чило, должность , подпись, расшифровка подписи.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

И напишите в связи с чем выдана копия трудового договора.

Например:
В связи с утерей экземпляра сотрудником.

Цитата
Вадим А пишет:
И напишите в связи с чем выдана копия трудового договора
Цитата
Вадим А пишет:
И напишите в связи с чем выдана копия трудового договора.

Где это писать, на экземпляре трудового договора?

«Копия верна» надо ставить на каждом листе ТД?

Цитата
StIrka пишет:
А это, простите, зачем?

Цитата
Гость пишет:
«Копия верна» надо ставить на каждом листе ТД?

Отписаться от сообщений с форума

Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам — при общении не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д. Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам >>

В работе Вам помогут:

Бесплатные ресурсы

Пошаговые инструкции для кадровика
Образцы документов
Трудовые книжки
Статьи и консультации
Разъяснение Роструда, НПА

Подпишитесь на наши рассылки:
— публикации по кадровому делу,
— новости трудового законодательства,
— новости сайта, новости о скидках и акциях

Познавайте кадровый учет сами с нашим самоучителем по кадровому делопроизводству

Кадровый аудит своими силами. Найдите у себя эти ошибки и исправьте их, как рекомендуем

Фотообои с производственным календарем на 2021 год

Опросы по сложным вопросам кадровой практики

«Копия верна», или Как правильно заверять документы

Штамп «Копия верна» — это отметка о том, что изготовление дубликата в точности соответствует оригиналу и в него не внесены никакие дополнения. Повторный документ обладает законной силой, если он правильно заверен этой надписью (в виде печати или от руки).

Зачем заверять копии

Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ).

Организации заверяют копии в следующих ситуациях:

  • для предоставления контрактов, накладных, учредительных документов, свидетельства о праве собственности и др. сторонним компаниям и государственным органам;
  • для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
  • для предоставления справок и выписок сотрудникам в связи с их трудовой деятельностью.

Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней ( статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ).

Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:

  • налоговые инспекции;
  • Пенсионный фонд;
  • Фонд социального страхования;
  • банки и микрофинансовые организации;
  • надзорные органы (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Трудовая инспекция и т.д.);
  • судебные инстанции.

Кто вправе заверять документы

В исключительных случаях дубликаты заверяют у нотариуса. Конкретные ситуации предусмотрены законодательством. Например, доверенность для совершения зарубежных сделок, вступление в наследство, свидетельства о собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д. Но каждый раз при создании копий и выписок из кадровой документации идти к нотариусу нецелесообразно. В большинстве ситуаций работодатель вправе самостоятельно удостоверить их.

Эту процедуру вправе осуществлять ограниченный круг лиц:

  • руководитель (или индивидуальный предприниматель);
  • главный бухгалтер;
  • начальник или специалист кадровой службы;
  • иные уполномоченные должностные лица, входящие в штат организации.

Без дополнительных актов заверить ксерокопии важных бумаг позволительно только главе компании или индивидуальному предпринимателю. Для остальных сотрудников понадобится дополнительная бумага, наделяющая их такими полномочиями, — например, отметка в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает распоряжение, где отмечает, кто и на основании чего проводит эту процедуру.

Юридические лица вправе удостоверить только дубликаты собственных протоколов и актов. Копирование чужих бумаг допустимо, только если есть разрешение этих организаций. Оно не требуется, если бумаги нужны для трудоустройства граждан или касаются личных дел действующих работников компании.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заверить копии документов для налоговой инспекции. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какими НПА руководствоваться

Не существует единого нормативного акта, регулирующего порядок копирования документов. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется в качестве рекомендаций. И становится обязательным, если утвержден во внутренней нормативной документации предприятия.

При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует ориентироваться на судебную практику, распоряжения, письма государственных ведомств и на следующие нормативные акты:

  • Указ Президиума Верховного Совета СССР № 9779-X от 04.08.83 (ред. от 08.12.2003), этот акт действует до сих пор в качестве закона;
  • ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ;
  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт» ;
  • положения специальных законодательных актов (например, НК РФ , ГК РФ , АПК РФ ).

Процедура заверения в организации

При изготовлении дубликатов важных бумаг необходимо руководствоваться порядком заверения копий документов, установленным законодательством по ГОСТу Р 7.0.97-2016. В него входят обязательные шаги:

  1. Подготовка дублирующего документа (обычно с использованием копировальной техники).
  2. После текста и слова «Подпись» при помощи печати или от руки ставится отметка «Верно» (на практике часто применяют и надпись «Копия верна»).
  3. Затем указывают реквизиты должностного лица, заверившего ксерокопию: ФИО, должность, личная подпись, ее расшифровка.
  4. Указывается дата.
  5. Ксерокопия заверяется оттиском печати организации или ИП. Если организация работает с гербовой печатью, то копии, кроме нотариальных, гербовыми печатями не заверяются. Для этой цели необходимо подготовить иные виды печати — например, с наименованием структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерия, секретариат) или печати по назначению.

С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил реквизиты — обязательно указываем место нахождения оригинала. Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного подразделения в другой, то реквизит не меняется. Если она выдается в стороннюю организацию, то ниже слова «Верно» необходимо указать «Подлинник находится в … организации в деле №… за … год». Этот реквизит вы вправе писать от руки или в виде штампа.

Если в дубликате несколько страниц, то существуют два способа:

  1. Следует поставить отметку «Верно» и остальные реквизиты на каждой из них.
  2. Прошить листы, пронумеровать, в конце указать их количество и заверить.

Как заверить документ штампом «Копия верна»

Чтобы удостоверить документацию, допускается два вида отметки — оттиск печати и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна». Но учтите, что ГОСТом не указано применение оттиска «Копия верна». Есть возможность сделать два вида штампа: «Копия» и «Верно». Первый укажет на дублирование документа. Второй — на его заверение.

Вот принципы, как заверить копии документов по новым правилам с помощью оттиска:

  • штамп проставляют в конце текста под всеми подписями;
  • ставят в свободном месте, обычно в нижнем правом углу;
  • запрещено перекрывать им текст;
  • применять его допустимо при согласовании с органами, в которые направляете акты (не все госорганы это позволяют).

Вот пример, как это выглядит:

ВЕРНО

Подлинник находится в организации ООО «Ppt.ru» в деле № 77-007 за 2021 год.

Начальник отдела кадровСтепановСтепанов С.С.

27 июля 2021 года

Образец

Посмотрите на образец «Копия верна» на документах фото трудовой книжки.

Можно ли заверить документ надписью от руки

Законодательство не содержит запрета делать от руки отметки с надписью «Верно» на откопированных материалах. Этот метод используют достаточно часто. В то время как штампы применяют не всегда: чаще всего изготавливают их на крупных предприятиях, которым необходимо ежедневно заверять большое количество документации, при помощи штампа это делать удобнее.

Вот пример, как заверить ксерокопию приказа от руки.

Как заверить электронный документ

Заверять цифровой документ необходимо в зависимости от адресата и законодательства. Существуют разные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом № 63-ФЗ (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная), которые необходимы в разных ситуациях. Их изготавливают специализированные компании. Обычно в печать «Копия верна» для цифровых документов включают несколько элементов:

  • слова о подписании документа цифровой подписью;
  • номер сертификата ключа подписи;
  • фамилию, имя и отчество собственника сертификата;
  • период годности сертификата.

Иногда в штамп добавляют эмблему компании или торговую марку.

Как правильно заверять копию трудовой книжки ?!

Первичная консультация по телефону или при заказе обратного звонка «БЕСПЛАТНАЯ»

Ведением общих регистров, в которых происходит фиксация данные о сотрудников занимается кадровая служба, а официальным документом работника является трудовая книжка. Она может потребоваться в самых разных ситуациях. Например, часто трудовая книжка необходима при получении кредитов или ипотеки как подтверждение того, что вы работаете официально.

Естественно то, что трудовую книжку следует заверять. Но не каждый работник знает, как это делается правильным образом. В 2018 году был введен ряд новых правил, касающихся общих правил заверения трудовых книжек. Вообще трудовая книжка относится к БСО и хранить ее надо в специальном защищенном месте в фирме-работодателя.

Основные правила заверения трудовых книжек.

При составлении и заверении копии трудовых книжек надо руководствоваться определенным порядком оформления, который регулируется нормами гражданского законодательства Российской Федерации. Трудовую просто так на руки не дадут и поэтому основанием для ее выдачи является заявление, которое подается в отдел кадров работником в письменном виде. На основании заявления представители отдела кадров могут выдать заверенную копию трудовой книжки.

Копировать необходимо все развороты, на которых есть записи. Делать копии надо с начального листа, где размещается информация о работающем, а заканчивать листом, на каком присутствует запись о текущем на данный момент приеме на работу. Копии скрепляются и на завершающей странице ставятся отметки «Верно» или «Копия верна». При этом снятые копии нужно сшить и скрепить подписью и печатью с указанием количества листов. После этого ответственное лицо указывает свою должность ставит подпись и делает ее расшифровку. Далее в документах указывается номер записи и ставится печать. Копия трудовой книжки может быть выдана не позднее трех календарных дней с момента подачи заявления в отдел кадров.

Для каких целей обычно требуется заверение трудовой книжки ?!

Обычно запрашивают копии трудовой книжки банковские и кредитные организации, предоставляющие гражданам разные виды займов. Второй по популярности организацией, которая запрашивает трудовую, является отдел ОФМС при выдаче загранпаспорта, когда вы собираетесь полететь в другое государство. Непосредственно в органы ОФМС необходимо предоставлять заверенную копию трудовой, хотя основное значение имеют только места работы за последние десять календарных лет. Копию может запросить и кадровая служба в том случае, если вы планируете сменить свое основное место работы.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector