" "
Severven.ru

Север Вен
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Диспетчерский отдел журналы сроки хранения

Сколько хранить кадровые документы: новые сроки

Что изменилось

Обязательные сроки хранения кадровых документов в организации в 2021 году регламентирует п. 8 «Кадровое обеспечение» раздела II упомянутого приказа Росархива. Он включает следующие группы документов:

  • пункт 8.1 – прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет;
  • пункт 8.2 – противодействие коррупции;
  • пункт 8.3 – аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации;
  • пункт 8.4 – награждение.

Вот для каких документов по кадрам увеличили срок хранения с 2020 года. Например:

  • график отпусков – 3 года, а не год;
  • книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков – 5 лет вместо трех.

А вот по каким документам уменьшили срок хранения с 2020 года:

  • документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года вместо пяти лет;
  • заявки о потребности в иностранцах – 1 год вместо пяти лет;
  • документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – 5 лет, а не постоянно;
  • книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – 45 лет, а не постоянно.

Для ряда документов срок хранения зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство:

  • если до 01.01.2003, то их нужно хранить 75 лет;
  • если после – 50 лет.

Обычно это трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников. Сейчас такие документы хранят 75 лет.

А вот для каких документов установили специальный срок хранения (раньше не было):

  • уведомления, предупреждения работников – 3 года;
  • заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1год;
  • журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.

Далее вся основная номенклатура кадровых документов с соответствующими сроками хранения представлена в таблицах. Поясним, что срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что документ после истечения установленного срока хранения можно взять на постоянное хранение.

Где и сколько хранить графики работы?

О.Я. Решетова,
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению в бюджетных организациях

ВОПРОС

Бюджетная организация, у некоторых сотрудников введен суммированный учет рабочего времени. Учетный период — месяц, графики работы составляют начальники подразделений и на основании их ведут табели учета рабочего времени.

  1. Табели предоставляются в бухгалтерию, а графики у кого должны храниться?
  2. Какой срок хранения?

ОТВЕТ

  1. Вопрос места хранения графиков законодательно не определен. На практике графики хранятся в отделе кадров (кадровой службе).
  2. В общем случае графики работы нужно хранить в организации пять лет, а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет (п. 586 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

ОБОСНОВАНИЕ

Все организации обязаны хранить документы по личному составу (ч. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). К документам по личному составу, в том числе относят и графики работы.

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Практически все разновидности документов по личному составу приведены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Так, срок хранения графика работы в общем случае составляет пять лет, а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет (п. 586 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

При этом срок хранения нужно считать с 1 января года, следующего за годом, в котором закончился период, установленный графиком (п. 2.11 указаний по применению перечня, утвержденных Главархивом СССР 15 августа 1988 г.).

Например, в организации с нормальными условиями труда в марте 2017 года утвержден график работы на пять месяцев. Это значит, что срок хранения такого графика – с 1 января 2018 года по 31 декабря 2022 года.

При этом вопрос места хранения графиков нормативными документами не определен. На практике графики хранятся в отделе кадров (кадровой службе).

О.Я. Решетова,
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению в бюджетных организациях

Присоединяйтесь к нам в социальных сетях

Поможем не забыть сделать главное

Посмотрите актуальные чек-листы для бухгалтера, специалиста по кадрам и юриста.

Новые сроки хранения учетных документов компании: таблица

Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Вместо прежних тысяч с лишним строк в новом списке меньше семисот позиций.

Изменения требований, предъявляемых к хранению учетных и кадровых документов, представляем в удобной для ознакомления форме.

ТАБЛИЦА: «Изменение сроков хранения учетных документов компании»

№ нового перечня

№ старого перечня

Вид документа

Было

Стало

Ценообразование

Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения

10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Финансирование, кредитование деятельности

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Бухгалтерский учет и отчетность

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:

а) сводные годовые, годовые;

б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно);

Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):

Постоянно (на усмотрение архива)

а) до ликвидации организации;

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)

5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

Образцы подписей материально ответственных лиц

До минования надобности, но не менее 5 лет

5 лет после смены материально ответственного лица

Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг

5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы

Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:

а) у аудируемого лица;

б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы)

5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено:

— срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору;

— для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу

Журналы, базы данных учета:

б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей

а) постоянно (на усмотрение архива);

б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

а) до ликвидации организации;

Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств

5 лет после ликвидации основных средств

До ликвидации организации

Книги, журналы, карточки учета поступления валюты

5 лет при условии

Учет оплаты труда

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения)

Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Налогообложение

Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом

Расчеты по страховым взносам

Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет.

При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

Налоговые декларации ИП

Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет

Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами

Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней

5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения

Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Новшества в сроках хранения кадровых документов

В процессе деятельности каждой организации создаются кадровые документы, такие как, например, приказы, ведутся различные табели, книги, журналы. Для них установлены различные сроки хранения. Рассмотрим, какие изменения произошли в данных сроках.

Общие положения о сроках хранения документов

Сроки хранения документов зависят от их вида и установлены в специальном Перечне . Данный Перечень обязателен для применения всеми организациями независимо от их формы собственности и ведомственной подчиненности .

В Перечне содержатся сроки хранения документов для организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов. Большинство организаций относится к первой категории.

Справочно
Со списками организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, можно ознакомиться на сайте государственного учреждения «Национальный архив Республики Беларусь».

В Перечне указаны сроки хранения типовых документов. При отсутствии документа в данном перечне его срок хранения определяется на основании экспертизы его ценности. Такая экспертиза проводится постоянно действующей экспертной комиссией организации (далее — ЭК) или центральной экспертной комиссией (далее — ЦЭК), создаваемой в организациях, имеющих подчиненные (входящие в состав, систему) органы, организации . Индивидуальные предприниматели проводят экспертизу ценности документов без образования экспертной комиссии .

На заметку
Для некоторых документов в сроках хранения имеется пометка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) . Это означает, что по решению ЭК (ЦЭК) срок хранения таких документов и дел может быть продлен .

Документы в организациях формируются в дела . С момента образования дел и до передачи их в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту их формирования .

Ответственность за сохранность документов несут руководитель организации и руководители структурных подразделений .

Обратите внимание!
За утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений предусмотрен штраф от 10 до 30 базовых величин .

Сроки хранения приказов

Сроки хранения приказов, распоряжений (далее — приказ) зависят от их вида. Приказы подразделяются на три вида :

1) по основной деятельности. Например, об установлении ставки первого разряда в организации, проведении аттестации рабочих мест. Данные приказы хранятся постоянно.

На заметку
Для государственных организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, срок хранения приказов по основной деятельности установлен — 10 лет;

2) по административно-хозяйственным вопросам. Например, выдача служебных удостоверений, пропусков, допуск в служебные помещения. Теперь приказы хранятся 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (далее — проведение проверки налоговыми органами) . Ранее данный срок составлял 5 лет. Новшеством также является то, что, если налоговыми органами проверка не проводилась, данные приказы наниматель обязан хранить 10 лет.

Читать еще:  В какой сфере работают бакалавры юристы

Напомним, что сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством .

Пример
Приказы по административно-хозяйственным вопросам, сформированные в делопроизводстве за 2018 год, должны храниться 3 года (с 1 января 2019 г. по 31 декабря 2021 г.) и могут быть уничтожены не ранее 1 января 2022 г.;

3) по личному составу. Данные приказы имеют следующие сроки хранения:

— 75 лет для приказов :

о приеме (назначении на должность);

переводе, переводе на контрактную форму найма;

увольнении (освобождении от должности);

награждении, поощрении, премировании, установлении надбавок, доплат, повышении тарифных окладов;

продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов);

присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов;

длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;

предоставлении социальных отпусков;

изменении фамилии, собственного имени, отчества работников.

На заметку
Срок хранения 75 лет также установлен для приказов, используемых при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.)
;

3 года после проведения налоговыми органами проверки или 10 лет, если она не проводилась. Срок хранения документов при отсутствии проверки — новшество. Данные сроки предусмотрены для приказов :

о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска;

наложении дисциплинарных взысканий;

служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;

оказании материальной помощи;

направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку).

Обратите внимание!
Регистрация приказов, как правило, ведется в журналах. Для каждого вида — отдельно. Сроки хранения данных журналов такие же, как и у соответствующих видов приказов .

Новшества в сроках хранения других кадровых документов

К кадровым документам принято относить: графики сменности, табели использования рабочего времени, личные дела, трудовые договоры и т.д. Началом исчисления срока хранения для некоторых из них является проведение налоговыми органами проверки. Теперь для таких документов дополнительно предусмотрен срок хранения, равный 10 годам, на случай, если такая проверка не проводилась. Если же она проводилась, документы по-прежнему необходимо хранить 3 года. К таким документам относятся :

— журналы учета рабочего времени;

— табели использования рабочего времени;

— годовые табельные карточки;

— приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

— документы о наличии, выдаче и списании бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (отчеты, акты и др.);

— приходно-расходная книга по учету бланков специального воинского учета;

— документы о служебных командировках (докладные записки, задания, отчеты и др.).

На заметку
Ранее при исчислении срока хранения документов о служебных командировках необходимо было соблюдать условие о завершении проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля (проверки вышестоящей организацией). На данный момент это требование отменено.

Установлено, что декларации о доходах и имуществе, включаемые в состав личных дел, теперь необходимо хранить 75 лет после увольнения работника .

Новшеством для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, является исчисление срока хранения личных дел после увольнения работника :

для руководителей организаций;

работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены ученые звания.

Новые сроки хранения документов по охране труда в 2020 году

Специалист по техносферной безопасности, эксперт по независимой оценке квалификации в области охраны труда

Вступившие в силу новые сроки хранения документов по охране труда привлекли внимание наших коллег. В статье мы рассказали, как изменились сроки хранения, и как теперь необходимо организовать работу с документами компании.

  • Как изменились сроки хранения и чем это грозит специалисту по охране труда
  • Сколько лет нужно хранить документы по ОТ
  • Как обеспечить защиту документов от порчи

Как изменились сроки хранения и чем это грозит специалисту по охране труда

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утратил силу (приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964). На смену ему пришел Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Этот документ был официально опубликован, и с 18 февраля 2020 года стал обязательным для работодателей.

Новые хранения документов стали гораздо, поэтому обязательно обратите внимание на них, и внесите изменения в номенклатуру дел.

Так, штраф по статье 13.20 за ненадлежащее хранение устанавливается не на организацию, а на должностное лицо. Это первая опасность для специалиста по охране труда.

Вторая опасность — если документ не будут хранить весь свой положенный срок, его посчитают отсутствующим, а мероприятие — не проведенным.

Пример:

По новому приказу Росархива журнал регистрации вводного инструктажа должен храниться 45 лет, а не десять, как раньше. Закон не имеет обратной силы, поэтому начиная с февраля 2020 года, обеспечьте хранение документов по новому приказу.

Очень жаль, что Росархив не подал документы на регистрацию в Минюст раньше, ведь почти все компании уже утвердили новую номенклатуру дел на 2020 год и установили там сроки по приказу Минкультуры № 558н.

(отменен)

При вредных и опасных условиях труда:

· 50 лет – если документы окончены после 01.01.2003;

· 75 лет – если документы окончены до 01.01.2003

При вредных и опасных условиях труда – 75 лет

75 лет – если документы окончены до 01.01.2003 (п. 414)

45 лет – при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве (п. 415)

45 лет – при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве (п. 416)

Сколько лет нужно хранить документы по ОТ

В профессиональном стандарте № 524 н указано, что специалисты по ОТ обязаны обеспечить ведение и сохранность документации по виду своей деятельности. В частности, трудовая функция 3.1.1 код A/01.6 требует организовать обеспечение наличия, хранения и доступа к нормативным и локальным актам, в которых содержатся требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности работодателя.

Сколько вести конкретно документов по ОТ, может быть установлено в номенклатуре дел по ОТ, или в положении о СУОТ, где эта номенклатура будет одним из приложений.

Есть документы по ОТ, общие для всех организаций. Для них установлены сроки хранения. Эти сроки нужно соблюдать .

Пример:

Если акт осмотра здания хранится 5 лет ЭПК, то по истечении этого срока комиссия решает, имеет ли этот документ ценность. Затем этот документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. Если же ценности нет, комиссия принимает решение об уничтожении документа одним из избранных путей.

В новом приказе Росархива есть указание, что ряд документов по охране труда имеет срок хранения 75/50. Это означает, что срок зависит от того, когда именно было закончено делопроизводство:

  • если срок до 1 января 2003 года, то документ хранится 75 лет
  • если закончено делопроизводство по этому документу после 1 января 2003 года, то хранится этот документ уже меньше – 50 лет

Связано это с тем, что с 2003 года многие документы, подтверждающие стаж работы во вредных условиях труда, были переведены Пенсионным фондом и Фондом социального страхования в цифровой формат. Возможно, что скоро документов, подтверждающих стаж работников станет еще меньше, с переходом на электронные трудовые книжки, электронные больничные листы и т.п.

Таблица. Сроки хранения документов по охране труда

Как обеспечить защиту документов от порчи

Практически все документы по охране труда ведут в бумажном формате. Документы расследования несчастных случаев могут содержать в себе не только бумаги, но и рентгеновскую пленку, грампластинки, так и СД диски, ведь в материалы по расследованию НС присоединяют все источники информации, которые рассматривала комиссия, и которые не являлись вещественными доказательствами в суде, подлежащими уничтожению или возврату потерпевшим.

Известно, что бумажные документы необходимо оберегать от влияния самых разнообразных физических факторов: воды, огня, света и плесени. Со временем любая бумага и печать на ней неизбежно утрачивает свой первозданный вид под влиянием факторов окружающей среды.

Наименее устойчивыми к хранению относятся рукописные записи, нанесенные гелевыми ручками, а в машинописном тексте – копии.

Все документы, подлежащие архивному хранению, должны быть осмотрены ЭПК, на предмет наличия следов порчи. К ним относятся:

  • запах плесени
  • неоднородные цветные пятна на листах, их мраморность
  • разложение бумаг
  • «склеенные» листы
  • «ветхая» бумага
  • грибницы (споры, пушистость) и следы черной плесени и т.п.

Особое внимание необходимо уделить документам с повышенными сроками хранения. Во время работы ЭПК следует обратить внимание на условия хранения документов, а также на указанные нами выше признаки повреждения документов.

ЭПК – экспертно-проверочная комиссия для осуществления контроля за отбором документов, чьи сроки истекли, к уничтожению.

Таким образом, архивные документы должны храниться в сухих и проветриваемых помещениях, не подвергаемых воздействию атмосферных осадков, не затопленных, желательно без окон, но с вентиляцией.

Чтобы обеспечить сохранность документов в архиве, необходимо:

  • создать оптимальные условия хранения документов
  • разместить документы в хранилище
  • соблюдать порядок выдачи дел из архива
  • учитывать документы, их проверку и состояние
  • обеспечивать физико-химической сохранность документов

Оптимальные условия хранения документов обеспечивают:

  • предоставление для архива помещения и проведение его планово-предупредительного ремонта
  • оборудование помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией
  • применение специального оборудования для хранения документов (стеллажей, коробок, сейфов, шкафов и т.д.)
  • создание оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведение санитарно-гигиенических мероприятий

Правительство Амурской области

  • Размер:

АДМИНИСТРАЦИЯ МАГДАГАЧИНСКОГО РАЙОНА

  • Административная комиссия
  • Административная реформа
  • Архив района
  • Архитектура
  • Биография
  • Бюджет для граждан
  • Владельцам животных
  • Выборы
  • ГО и ЧС
  • Градостроительное зонирование
  • ЖКХ
  • Защита прав потребителей
  • Здравоохранение
  • Имущественная поддержка субъектов МСП
  • Имущество
  • Инвестору
  • Информация для граждан
  • К годовщине Великой Победы
  • КДН и ЗП
  • КУИ и П
  • Местное самоуправление
  • Музей истории амурского казачества
  • Муниципальная служба
  • Муниципальный заказ
  • Муниципальный контроль
  • МФЦ
  • Нормативные документы
  • О районе
  • Общественный Совет
  • ОГИБДД
  • ОМВД РФ
  • Органы власти
  • Охрана труда
  • Оценка качества работы учреждений образования и культуры
  • Оценка регулирующего воздействия
  • Оценка эффективности деятельности органов местного самоуправления
  • Пограничный режим
  • Подведомственные организации
  • Политические партии и общественные организации
  • Послание Президента
  • Правовой отдел
  • Предоставление 1га земли на Дальнем Востоке
  • Предпринимательство
  • Представительные органы
  • Присяжные заседатели
  • Прокуратура
  • Противодействие коррупции
  • Публичные предложения
  • Публичные слушания
  • Работа с обращениями граждан
  • Районный Совет народных депутатов
  • Районный Совет по развитию территорий
  • Региональный оператор
  • Сведения о среднемесячной заработной плате руководителей и их заместителей, и главных бухгалтеров учреждений
  • Социальная сфера
  • Территориальная избирательная комиссия
  • Финансы
  • ФНС
  • Фото архив
  • Экономика

АДМИНИСТРАЦИЯ МАГДАГАЧИНСКОГО РАЙОНА

Сроки хранения документов по охране труда

Приказом РосАрхива от 20.12.19 №236 с 18.02.2020 изменились сроки хранения документации по охране труда.

Ниже документы и сроки их хранения на предприятии:

Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте — 45 лет;

Журналы профилактических работ по охране труда, проверки знаний, протоколы обучения работников — 5 лет;

Отчеты о СОУТ — 45 лет (50/75 при вредных и опасных условиях труда);

Сертификаты безопасности, договоры добровольного страхования — 5 лет после истечения срока действия;

Документы о состоянии и мерах по улучшению условий труда, о причинах заболеваемости работников организации, переписка об охране труда, программы обучения -5 лет;

Перечни работ с вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц, не достигших 18-летнего возраста, женщин — постоянно;

Перечни вредных, опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры, документы, удостоверяющие профпригодность работников, гигиенические требования к условиям труда инвалидов, нормы выдачи СИЗ — постоянно;

Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве, журналы регистрации несчастных случаев — 45 лет (в случае крупного ущерба и человеческих жертв — постоянно);

Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников, списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда, документы о расследовании и учете профессиональных заболеваний — 50/75 лет;

Читать еще:  Какие Документы Нужны Для Договора Дарения Квартиры Дочери

Наряды допуски и журнал их регистрации — 1 год после закрытия наряда-допуска, и 45 лет при производственных авариях, травмах и несчастных случаях на производстве;

Списки на выдачу СИЗ, молока, лечебного питания — 1 год

Документы об обеспечении работников СИЗ, молоком и т.п. — 3 года.

Страничка подготовлена по материалам

информационного портала «Охрана труда в России»

ГКУ Амурской области ЦЗН населения Магдагачинского района

Номенклатура дел в 2020 году: сроки хранения документов и новые штрафы

Сроки хранения документов в архиве организации — от 5 до 75 лет. Такая разница обусловлена требованиями законодательства и различной ценностью информации.

  • Как провести сверку с налоговой
  • Должностные обязанности продавца-консультанта для резюме
  • Можно ли уменьшить аванс по заявлению работника
  • Понижающий коэффициент для военной пенсии
  • Обзор законодательства за период с 26 июля по 1 августа

Нормативная база

Штрафы за нарушение правил хранения архивных документов вырастут

Государственная дума приняла во втором чтении законопроект №759112-7 с поправками к КоАП РФ об ужесточении санкций за неправильное хранение архивной документации. Автором инициативы выступил Госсовет Республики Татарстан. Штрафы вырастут для должностных и юридических лиц.

Сейчас нормами статьи 13.20 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение правил:

  • хранения;
  • комплектования;
  • учета;
  • использования архивных документов.

Наказанием за подобное нарушение является предупреждение либо штраф для должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей. Для организаций ответственность за это не предусмотрена.

Законодатели предлагают сохранить предупреждение для должностных лиц за первое нарушение, а размер штрафа увеличить:

  • для должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;
  • для юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей.

Новые нормы начнут действовать спустя 10 дней после официального опубликования принятых и подписанных президентом поправок к КоАП, то есть еще в этом году.

Следите за изменениями бесплатно

Избежать неожиданных штрафов помогут обзоры КонсультантПлюс. Эксперты ежедневно обновляют все материалы, а система напоминает о нововведениях.

Нормативная база

Порядок комплектования дел и хранения документов, образующихся в процессе деятельности, определяет архивное законодательство:

  1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1.
  2. Закон «Об архивном деле в РФ» №125-ФЗ от 22.10.2004, который обязывает сохранять определенную документацию в течение времени, установленного в нормативных актах.
  3. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информационный характер).
  4. Приказ Росархива №236 от 20.12.2019, утвердивший перечень типовых архивных документов с указанием времени хранения (Перечень), где определены обязательства для всех организаций по разного рода документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.

Но не стоит забывать, что перечисленные нормативные акты носят рекомендательный характер, конкретные сроки хранения документов и номенклатура дел на 2020 год определяются внутренними документами организации.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела и передается на хранение в архив организации или (при ликвидации и в некоторых других случаях) в государственный архив.

Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел:

  1. Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
    • наименование организации (в полном виде);
    • наименование структурного подразделения (в полном виде);
    • номер дела (в соответствии с номенклатурой);
    • заголовок дела;
    • сроки хранения дела и номера статей по перечню (при необходимости).
  2. В дело подшиваются:
    • только оформленные и исполненные документы;
    • один оригинал, за исключением нескольких случаев;
    • изданные в одном календарном году.
  3. Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и как правило их подшивают в разные дела в зависимости от продолжительности хранения. Так, срок хранения приказов на отпуск — 5 лет, а распоряжений о приеме сотрудников на работу или увольнении — уже 75, поэтому их и определяют в разные папки.

Сроки хранения

В государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив. А вот в коммерческих — все не так просто. Ответить на вопрос, как определяются сроки хранения персональных данных и других сведений и документов, помогут ЛНА организации. Они составляются на основе существующих НПА и сложившейся практики делопроизводства.

Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении периода, в течение которого необходимо хранить дела в кадровой службе. В схеме 1 увидим задачи, решаемые вышеуказанным органом.

При установлении времени иногда используются пометки такого вида:

  • по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется, используется приказ о сроках хранения документов в организации, которым закрепляется решение о необходимости хранить документы или уничтожить их;
  • «до минования надобности» или «до замены новыми», т.е. время устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).

Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.

Для наглядности приведем примерные перечни документов со сроками хранения:

Таблица сроков хранения кадровых документов в организации в 2020 году

Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании)

Срок хранения журналов инструктажей, инструкций и других документов по пожарной безопасности в организации

В процессе деятельности организаций любой организационно-правовой формы создаются и хранятся многочисленные документы: разрешения, договоры, декларации, отчеты и т.д.

Среди прочей документации в любой организации должны присутствовать документы по пожарной безопасности: журналы, инструкции, программы, графики, планы, сроки хранения которых разнообразны и установлены законодательно.

Приказом от 20 декабря 2019 года № 236 Федерального архивного агентства утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

В зависимости от значимости документации сроки хранения документов могут быть следующие:

временное хранение (от 1 года до 75 лет);

со сроком хранения «Постоянно». В организациях указанные документы подлежат передаче на постоянное хранение в архивы после истечения сроков их временного хранения. Срок хранения документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет;

со сроком хранения «До ликвидации организации». Документация хранится в организации до ее ликвидации. Документы могут быть подвергнуты экспертизе ценности с последующим включением в состав Архивного фонда РФ;

со сроком хранения «До минования надобности» (не может быть менее 1 года);

со сроком хранения с отметкой «ЭПК». Означает, что документы после истечения установленного срока хранения могут быть отобраны Экспертно-проверочной комиссией на постоянное хранение.

Наименование документа

Срок хранения

Паспорта безопасности объектов (территорий) с массовым пребыванием людей

5 лет (после актуализации паспорта безопасности)

Паспорта безопасности объектов топливно-энергетического комплекса

25 лет (после актуализации паспорта безопасности)

Журналы учета инструктажей по пожарной безопасности

а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте);

б) профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда

Журнал вводного инструктажа по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций

Журналы инструктажа по антитеррористической защищенности и гражданской обороне

Документы (планы, отчеты, инструкции, докладные, служебные записки, акты, справки, переписка) об обеспечении противопожарного, внутриобъектового, пропускного режимов организации

Документы (акты, заключения, переписка) о пожарах

— с человеческими жертвами, при уничтожении документов в результате пожара — Постоянно

Списки противопожарного оборудования и инвентаря

Переписка о приобретении противопожарного оборудования и инвентаря

Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ

— 1 год (после закрытия нарядов-допусков)

— при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве — 45 лет

Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ

— 1 год (после закрытия наряда-допуска)

— при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве — 45 лет

Документы (журналы, реестры, базы данных) учета:

регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности

Нарушение правил и условий хранения, несвоевременное уничтожение документов может повлечь за собой следующие виды ответственности:

Ответственность может быть возложена как на юридических, так и на должностных лиц организаций, в первую очередь это руководитель организации или главный бухгалтер. Другие граждане, виновные в нарушении законодательства в данной области, в соответствии со статьей 27 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», могут быть подвергнуты наказанию наравне с вышеперечисленными лицами.

Таким образом, несоблюдение порядка архивного хранения (неправомерное уничтожение документов, их утрата до истечения установленного срока хранения, несоблюдение требований к условиям хранения) может негативным образом сказаться на организациях и должностных лицах, на которых возложены обязанности по сохранению документации, вплоть до уголовного наказания.

Приказ о порядке хранения технической документации электрохозяйства

Каждая компания ведет свой документооборот. Часть бумаг имеет низкое значение, но другая часть документов отличается принципиальной важностью. Особенно касается это бумаг, связанных с безопасностью производства. Эти документы требуется правильно хранить. Порядок хранения задается распоряжением руководителя.

Что входит в перечень технической документации электрохозяйства?

Основные виды техдокументов в сфере электрохозяйства:

  • Распоряжение о назначении сотрудника, ответственного за электрохозяйство.
  • Распоряжение о создании комиссии по проверке знаний по электробезопасности.
  • Программа обучения электротехнических специалистов.
  • Распоряжение о порядке предоставления доступа к электроустановке.
  • Журнал учета деятельности по нарядам.
  • Генплан с электрическими коммуникациями.
  • Техпаспорт на оборудование.
  • Эксплуатационные и должностные инструкции.
  • План реконструкций и обслуживания электроустановок.
  • Перечень сотрудников, которые могут выдавать снаряд.
  • Перечень сотрудников, которые могут осматривать электроустановки.
  • Журнал проверки изделий для защиты.

Часть этих документов непосредственно связана с обеспечением безопасности. Поэтому к хранению особо ценных бумаг предъявляются специальные требования.

Для чего нужен приказ о хранении техдокументации?

Необходимость в создании распоряжения обусловлена следующими его функциями:

  • Обеспечение хранения на протяжении всего срока, в течение которого документы должны находиться в целостности.
  • Обеспечение пригодности документации для неоднократного снятия с нее копий.
  • Отслеживание комплектности бумаг, правильности их заполнения.
  • Регистрация документов, присвоение им инвентарных номеров.
  • Обеспечение быстрого поиска нужного документа, простого доступа к нему.

Приказ задает определенный алгоритм действий сотрудников, что исключает путаницу и помогает систематизировать документооборот.

Образец приказа

О порядке хранения техдокументации

В целях выполнения норм пункта 1.8.1 «Правил эксплуатации электроустановок»

1. Обеспечить доступ представителей электротехнической службы к техдокументации.
2. Хранить документы на электроустановки на протяжении всего периода их эксплуатации.
3. Бумаги, которые не задействованы техническим персоналом, отправлять в архив.
4. Документы подготавливать к снятию копий. На них не должно быть протертых мест, склеек, разрывов.
5. Документы, принимаемые на хранения, регистрировать.
6. Выдача исполнительной документации осуществлять только на основании распоряжения руководителя.
7. Контроль над исполнением приказа оставляю за собой.

Руководитель ООО «Квадрат» (подпись) Петров Д.А.

Необходимость ведения журнала учета рабочего времени работников в компании

Трудовой Кодекс обязывает работодателей производить учет всего отработанного времени всех своих сотрудников, обычно для этого используется табель учета отработанного времени. Но в некоторых компаниях в дополнение к этому также заводят еще журнал для учета рабочего времени.

Общие сведения о журнале учета рабочего времени сотрудников

Понятие и обязательность ведения

Основное отличие журнала для учета рабочего времени от табелей состоит в том, что в последнем учитывают количество отработанных часов, а в журнале отмечается время прихода сотрудника и его ухода. Законодательство не обязывает администрацию предприятия вести его в обязательном порядке, поэтому это решает сам работодатель.

Данный документ оформляется в виде журнала, в котором в столбцы вносятся необходимые данные, а в строки вписываются конкретные работники и информация об их рабочем дне.

Для тех, кто ведет учет рабочего времени при помощи 1С, будет полезно следующее видео:

Его предназначение

Ведение журнала преследует несколько целей:

  • Учет времени появления на работе и ухода сотрудников организации;
  • Учет опозданий и ухода с работы раньше установленного времени;
  • Мотивация работников соблюдать график рабочего распорядка;
  • Отсутствие работника на предприятии полный день;
  • Учет отработанных часов отличающихся от нормальной нормы: сверхурочная работа, ненормированный рабочий график, работа в праздники и выходные.
Читать еще:  Жкх волгоградская область как поизводятся выплаты молодым семьям и на каких условиях в 2021году

В конце месяца по результатам, занесенным в журнал будут составляться табеля учета рабочего времени, или табельщик просто с ним сверяется.

Форма

Этот журнал не имеет унифицированной либо рекомендованной форм, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно в соответствии со своими потребностями. В журнале может учитываться следующая информация:

  • ФИО сотрудника;
  • Наименование должности и структурное подразделение;
  • Время появления на работе;
  • Время ухода с работы;
  • Количество отработанных часов;
  • Выход на рабочее место в выходные и праздничные дни, привлечение к сверхурочным работам;
  • Причина привлечения сотрудников к работе свыше установленных норм;
  • Роспись сотрудника и ответственного, подтверждающая достоверность сведений.

В журнале могут быть отражены все сведения сразу, либо можно завести несколько журналов, предназначенных для разных случаев:

  • Общий журнал;
  • Журнал, учитывающий сверхурочное рабочее время;
  • Журнал для должностей имеющих сменный график;
  • Журнал для учета отработанного времени должностей с ненормированным рабочим графиком;
  • Журнал для учета отработанного времени отдельных категорий сотрудников предприятия.

Приказ о ведении

Журнал учета рабочего времени будет относиться к внутренним документам организации и частью ее делопроизводства, а значит, его ведение должно быть оформлено соответствующим образом. В первую очередь необходимо разработать форму журнала и утвердить ее приказом-распоряжением.

Затем издается следующий приказ, непосредственно о введение журнала в действие. Оно составляется в свободной форме и в нем подробно расписывается следующая информация:

  • Порядок использования журнала;
  • Ответственные за его ведение;
  • Обязанность работников являться к ответственному работнику для отметки.

Далее приказ подписывает руководитель и содержащаяся в нем информация доводится до сведения работников. Также необходимость ведения журнала можно внести в один из локально – нормативных актов предприятия: правила распорядка рабочего дня, инструкцию по делопроизводству.

Оформление документа

При оформлении журнала учета рабочего времени необходимо следовать правилам оформления всех остальных журналов, ведущиеся на предприятии – в соответствии с правилами оформления таких документов.

Пример граф основного раздела журнала

Требования

К оформлению журнала учета рабочего времени работников в компании предъявляются требования, указанные ниже:

  • На обложке должно стоять наименование журнала;
  • На титульном листе должно быть указано полное наименование компании и ее отделения, к которому относится журнал;
  • Здесь же необходимо указать дату начала внесения записей в журнал. А после того, как будет сделана последняя запись, ставится дата завершения ведения журнала;
  • На последнем форзаце указывают ответственного за ведение документа.

Табель учёта рабочего времени и его ведение описаны этим видеороликом:

Заполнение

Журнал заполняет ответственный сотрудник, все данные должны вноситься строго в колонки, предназначенные для них. Если предусмотрена графа для подписей, то расписывающийся работник должен быть ознакомлен с записью.

Скачать бесплатно бланк журнала вы можете здесь.

Образец заполнения журнала учета рабочего времени

Общие правила

При ведении журнала необходимо придерживаться следующих правил:

  • Записи в журнале делаются только ручкой, в нем не должно быть записей, сделанных карандашом;
  • Если есть необходимость исправить запись, то неправильная зачеркивается, а сверху пишется нужный вариант. Пользоваться корректором не стоит;
  • Все записи необходимо вносить так, чтобы они были написаны разборчиво и аккуратно;
  • Все записи должны идти подряд, пустых строк не должно оставаться.
Нюансы для специальных профессий

Поскольку для журнала нет унифицированной формы, а его ведение не предусмотрено законом, то все нюансы ведения для различных профессий (пр. военнослужащих по контракту, педагога-психолога и т.п.) будут зависеть от формы разработанного журнала и того, какая информация в нем отражается.

Периодичность заполнения

Периодичность заполнения журнала зависит от того, какие данные вносятся в данный документ, но в любом случае должно соблюдаться правило: «заполнение журнала по факту». Это значит, что записи вносятся в журнал непосредственно при появлении работника на его рабочем месте или при его уходе.

Прошивание

Журнал учета необходимо оформлять, как и все прочие журналы, то есть пронумеровать и прошить. Нумерация должна быть сквозной, начиная с первого листа. Затем журнал прошивается, и прошивка пломбируется прямоугольником бумаги, на котором указано количество прошитых листов.

Ответственный за ведение

Работника, который будет отвечать за ведение журнала назначает руководитель. Чаще все эта обязанность возлагается на следующие должности:

  • Охранник или вахтер на входе на территорию предприятия или здания;
  • Секретарь, ведущий делопроизводство организации;
  • Сотрудник отдела кадров.

На две последние должности обязанность по ведению журнала целесообразно возлагать, только если численность работников предприятия не велика.

Срок хранения

Поскольку журнал учета рабочего времени работников не входит в перечень обязательной документации, то и конкретные сроки хранения для него не определены. Исходя из того, что журнал является первичным документом для составления табеля, то сроки хранения этих документом должны быть равны.

Таким образом, можно выделить два срока хранения журнала:

  • 75 лет, в случае, если в журнал вносились сведения о работе во вредных и опасных условиях, которые дают работнику право на досрочный выход на пенсию (тот же срок установлен и для журнала регистрации трудовых договоров и журнала учета и движения трудовых книжек);
  • 5 лет, во все остальных случаях (такой же срок хранения имеют журнал кассира-операциониста и журнал проверок осуществления воинского учета, регистрации документов, учета бланков строгой отчетности).

Журнал учета рабочего времени работников, хотя и не является обязательным к ведению документом, ведется на многих предприятиях. Он является часть делопроизводства организации, поэтому при его ведении и оформлении необходимо соблюдать правила оформления документации.

Суммированный учет рабочего времени и правила его ведения рассмотрены этим видеороликом:

Журналы,которые ведет дежурный по станции на жд

Журнал движения поездов и локомотивов (форма ДУ-2 — для промежуточных станций и форма ДУ-3 — для сортировочных и участковых станций)
Это основной документ для регистрации прибытия, отправления и проследования поездов по станции. Записи в журнал на всех станциях делает дежурный по станции или оператор под непосредственным наблюдением дежурного по станции. В журнал записываются все без исключения прибывающие, отправляющиеся и преследующие станцию безостановочно поезда, одиночно следующие локомотивы, толкачи и другие подвижные единицы несъемного типа. Все записи должны производиться обязательно чернилами, четко, ясно, в соответствии с наименованием граф и с соблюдением хронологической последовательности. Запись в журнале — это основание для передачи соседним станциям и поездному диспетчеру сведений о прибытии (возвращении), отправлении и проследовании поездов, при этом только своевременная информация об отправляемых и прибывающих поездах обеспечивает их прием без задержек у входного сигнала и на пути, предусмотренные для этих операций TP А станции.

Журнал осмотра путей, стрелочных переводов, устройств СЦБ, связи и контактной сети (форма ДУ-46).
В этом журнале установленным порядком отражают результаты периодических осмотров, проверок устройств СЦБ, записывают обнаруженные неисправности, а также удостоверяют нормальную работу устройств после устранения повреждений. Без записи в журнале запрещается производить на станциях работы по переоборудованию, переносу, ремонту, испытанию и замене устройств и приборов СЦБ, работы, вызывающие нарушение установленных зависимостей или временное прекращение действия устройств, а также такие работы на станционных путях, характер которых требует ограждения сигналами остановки или уменьшения скорости. Ввод выключенных устройств в действие после окончания работ или исправления неисправности производится только после записи или соответствующей отметки руководителя работ в том же журнале. В некоторых случаях запись об окончании работ может быть заменена передачей руководителем работ дежурному по станции регистрируемой телефонограммы, которую последний записывает в тот же журнал. В журнале регистрируются все неисправности устройств, обнаруженные при их осмотре, дежурным по станции и другими работниками. О каждой такой записи дежурный по станции должен немедленно поставить в известность работника,» обслуживающего устройства (дорожного мастера, электромеханика и др.), который принимает меры к быстрейшему устранению неисправности.

Журнал поездных телефонограмм (форма ДУ-47)
ведется дежурным по станции в тех случаях, когда движение поездов осуществляется по телефонным средствам связи. Из записей в журнале на каждый данный момент должно быть ясно видно, свободен или занят перегон или соответствующий путь перегона. На станциях, ограничивающих однопутные перегоны, ведется один журнал, на левых страницах которого записываются телефонограммы, относящиеся к одному перегону, а на правых — телефонограммы, относящиеся к другому перегону. На станциях, ограничивающих двухпутные перегоны, ведутся два журнала отдельно для каждого перегона: на левых страницах каждого журнала записываются телефонограммы для нечетных поездов, а на правых — для четных поездов. При отправлении поезда на двухпутном перегоне по неправильному пути телефонограммы для нечетных поездов записываются на правых страницах журнала, а для четных — на левых. Если к станции примыкают три и более направления, то для каждого примыкающего перегона этих направлений ведется отдельный журнал поездных телефонограмм. Все поездные телефонограммы пишутся в журнале обязательно черниламл лично дежурным по станции или оператором, но в последнем случае они могут быть переданы на соседнюю станцию только после подписи ДСП. Нумерация исходящих поездных телефонограмм ведется посуточно с первого номера, начиная с нуля часов московского времени каждого числа отдельно по каждому перегону. В случаях перехода на телефонную связь из-за неисправности основных средств сигнализации и связи нумерация исходящих телефонограмм ведется с первого номера, начиная с момента перехода на телефонные средства связи. При повторных в течение суток нарушениях работы основных средств сигнализации и связи и переходе на телефонную связь сохраняется последовательная нумерация исходящих поездных телефонограмм, начатая во время первого перехода. Входящие телефонограммы записываются в журнал под номером, переданным со станции их подачи. Если движение поездов осуществляется по телефонным средствам связи, то при приеме и сдаче дежурств дежурные по станциям расписываются в журнале поездных телефонограмм о приеме и сдаче дежурства. При переходе на телефонную связь в случаях нарушения основных средств сигнализации и связи и при восстановлении их записи о приеме и сдаче дежурств в журнале оформляются после каждого перехода на телефонную связь и после каждого восстановления основных средств связи.

Журнал диспетчерских распоряжений (форма ДУ-58) .
В этот журнал дежурный по станции лично или оператор записывает все регистрируемые приказы, передаваемые на станцию поездным диспетчером. Поскольку точное выполнение этих приказов непосредственно связано с обеспечением безопасности движения поездов, дежурный по станции или оператор после записи приказа в журнал обязан дословно повторять его содержание диспетчеру. Если приказ диспетчера принимает и записывает оператор, то последний обязан немедленно предъявить его дежурному по станции для ознакомления и расписки в прочтении.

Книга для записи предупреждений на поезда (форма ДУ-60)
ведется на каждой станции и является основным документом для выдачи предупреждений. В книгу заносятся все заявки (телеграммы, телефонограммы, письменные сообщения) о выдаче предупреждений на поезда в случаях, предусмотренных Правилами технической эксплуатации. Записи в книгу делает дежурный по станции или оператор с последующей подписью дежурного по станции, а также должностные лица, имеющие право подачи заявок о выдаче предупреждений согласно Инструкции по движению поездов и маневровой работе. Если предупреждение установлено на определенный срок и о продлении этого срока уведомлений не поступало, в соответствующих графах (8, 9, 10) книги, где отмечаются данные об отмене предупреждений, никаких записей не производится. При получении уведомления о продлении срока действия предупреждения, выданного ранее до определенного времени, содержание этого предупреждения записывается в книгу вновь (новой строкой) с проставлением нового времени его действия. Нумерация предупреждений ведется в книге помесячно с первого номера, начиная с полуночи каждого первого числа месяца.

1. Журнал движения поездов и локомотивов формы ДУ-2, ДУ-3 (срок хранения 1 год).

2. Журнал диспетчерских распоряжений формы ДУ-58 (срок хранения 3 месяца).

3. Журнал осмотра путей, стрелочных переводов, устройств СЦБ, связи и контактной сети формы ДУ-46 (журнал осмотра, срок хранения 1 год).

4. Журнал поездных телефонограмм формы ДУ-47 (срокхранения 3 месяца).

5. Книга для записи предупреждений на поезда формы ДУ-60 (срок хранения 1 год).

6. Книга предъявления поездов и вагонов к техническому обслуживанию формы ВУ-14 (срок хранения 1 год).

7. Бланки предупреждений формы ДУ-61.

8. Бланки письменных разрешений формы ДУ-52, ДУ-54, ДУ-55, ДУ-56, ДУ-64, ДУ-50 (путевая записка).

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector